Privacybeleid

Wie verantwoordelijk is voor je gegevens

Hailmo wordt beheerd door Respiresoft LLC, 32 N Gould St, Sheridan, WY 82801, Verenigde Staten. Respiresoft LLC is de verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens: zij bepaalt waarom en hoe de gegevens die op deze pagina worden beschreven worden gebruikt. Vragen en verzoeken over privacy gaan naar het contactadres onderaan deze pagina. Voor de chats die een bedrijf online bewaart en de bestellingen die het ontvangt, zie «Hoe je berichten worden opgeslagen».

Wat we verzamelen

Het e-mailadres van je account en de weergavenaam die je kiest; een telefoonnummer, alleen als je er een toevoegt (het is optioneel en niemand kan je ermee vinden zolang het niet is geverifieerd); de berichten die je verstuurt en ontvangt, en de foto's, video's, spraakberichten en bestanden die je bijvoegt, verzegeld zodat wij ze niet kunnen lezen overal waar een chat end-to-end versleuteld is (zie «Hoe je berichten worden opgeslagen» hieronder); een overzicht van je gesprekken: met wie, wanneer en hoelang, nooit wat er is gezegd; je locatie, alleen wanneer je ervoor kiest die in een bericht te sturen, live met een chat te delen voor een tijd die je zelf kiest, of op «In de buurt» te tikken om bedrijven bij je in de buurt te vinden (voor «In de buurt» wordt je positie voor die ene zoekopdracht naar onze server gestuurd en niet bewaard), nooit anderszins. Wanneer je een plaats zoekt of een kaart opent, worden de woorden waarop je zoekt en het kaartgebied op je scherm naar onze server gestuurd om te antwoorden; onze applicatie bewaart ze niet bij je account, maar onze server kan ze zien terwijl hij antwoordt; de bestellingen die je bij een bedrijf plaatst (wat je hebt besteld, de totalen, de status en een eventuele opmerking die je toevoegt); de vragen die je aan de Hailmo-assistent stelt, pas nadat je akkoord bent gegaan met het scherm dat eerst verschijnt (zie «Wie je gegevens verwerkt»); een meldingstoken voor je apparaat, als je meldingen aanzet; en, als je je account ermee beveiligt, je pincode voor tweestapsverificatie, uitsluitend bewaard als een eenrichtingsvingerafdruk en nooit de pincode zelf, en, voor elke passkey die je toevoegt, de publieke sleutel, een naam, het soort passkey en wanneer deze is toegevoegd en voor het laatst is gebruikt (de privésleutel van een passkey verlaat je apparaat of de wachtwoordmanager ervan nooit). Over elke telefoon of browser waarop je inlogt: merk en model, besturingssysteem, browser- en appversie, schermgrootte, processor, geheugen en grafische chip, taal en tijdzone, het internetadres (IP-adres) waarmee die verbinding maakt (het eerste en het meest recente, bewaard zoals ze zijn, niet ingekort) en de identificatiestring van de browser of app, die wij 30 dagen nadat het apparaat voor het laatst is gebruikt verwijderen; en identificatiegegevens van het apparaat en van de app-installatie, die wij alleen als eenrichtingsvingerafdrukken bewaren. Je meldingstoken wordt bewaard zoals het is, omdat het nodig is om je meldingen te sturen, en wordt verwijderd wanneer het apparaat wordt verwijderd. Als je ervoor kiest je contacten op Hailmo te zoeken, worden de telefoonnummers in je contacten zoals ze zijn (niet versluierd) naar onze server gestuurd om te controleren welke van hen bij mensen hier horen; ze worden vergeleken en daarna vergeten, nooit bewaard of gelogd. We hebben geen adresveld en nemen geen betalings- of kaartgegevens aan: Hailmo kent geen betaling in de app en een bestelling legt alleen vast wat je hebt gevraagd (je rekent zelf rechtstreeks met het bedrijf af). Alles wat je in een bestelopmerking schrijft, zoals een bezorgadres, gaat met de bestelling naar het bedrijf.

Je leeftijd en je geboortedatum

Je moet minstens 16 zijn om Hailmo te gebruiken, of ouder als de wet van je land een hogere leeftijd stelt. Zakelijke accounts en de Hailmo-assistent zijn voor mensen van 18 jaar of ouder. Als we een account vinden dat van iemand onder de 16 is, sluiten we het en verwijderen we de gegevens ervan. We vragen je geboortedatum één keer, bij het aanmelden, om te controleren of je oud genoeg bent, en die controle wordt door onze software uitgevoerd: onder de minimumleeftijd kun je geen account aanmaken. De datum zelf bewaren we nooit. We bewaren alleen of je al 18 bent en, als dat niet zo is, de maand waarin je 18 wordt, zodat we weten wanneer zakelijke accounts en de AI-assistent voor je opengaan.

Waarom we het verzamelen

Elk bovenstaand item bestaat om de berichtendienst zelf te laten werken: je account aanmaken en je erop laten inloggen, je berichten en bijlagen bezorgen aan de mensen en bedrijven met wie je berichten uitwisselt, een bedrijf de gesprekken tonen waarvan het deel uitmaakt, en je een melding sturen wanneer je daarom vraagt. De gegevens van de telefoon of browser die je gebruikt worden bewaard om accounts en de mensen op Hailmo te beschermen: om je te laten zien waar je bent ingelogd, om hetzelfde apparaat achter meer dan één account te herkennen en om op te merken dat een account dat we wegens misbruik hebben gesloten terugkeert. Alleen op basis daarvan word je nooit uitgelogd en wordt je niets geweigerd: eerst kijkt er een persoon van Hailmo naar. Onze server schrijft ook prestatieregels in zijn log: voor een bericht de identificatie ervan en hoeveel milliseconden elke stap duurde; voor een gesprek de identificatie ervan, de appversie en het platform, en hoelang elke stap van het opzetten ervan duurde en of het rechtstreeks of via onze server verbond. Ze bevatten geen berichttekst, namen, bestandsnamen, adressen of tokens. Er wordt niets verzameld voor reclame of voor enig doel dat los staat van het laten werken van het product.

Op welke grondslag we je gegevens gebruiken

Waar de wet van je land een rechtsgrond vereist, zijn dit de onze, per doel:

• Je account beheren en je berichten en bijlagen bezorgen: dit is nodig om de dienst te leveren waar je om hebt gevraagd (overeenkomst). Zonder je e-mailadres en weergavenaam kunnen we je geen account geven.
• Accounts en mensen veilig houden, waaronder de apparaatgegevens, de hieronder beschreven automatische controles, meldingen en de aanpak van misbruik: ons gerechtvaardigd belang om Hailmo veilig te houden. Hiertegen kun je bezwaar maken (zie «Je rechten»).
• De locatie die je ervoor kiest te delen, het zoeken van je contacten, meldingen en de Hailmo-assistent: je toestemming. Je kunt die op elk moment intrekken in de instellingen van de app of van je apparaat; wat vóór het intrekken is gedaan, wordt niet ongedaan gemaakt.
• Geldige verzoeken van rechtbanken en autoriteiten beantwoorden en de gegevens bewaren die we volgens de wet moeten bewaren: een wettelijke verplichting.
• Je leeftijd controleren: ons gerechtvaardigd belang om mensen onder de minimumleeftijd buiten Hailmo te houden en, waar de wet een leeftijdscontrole vereist, een wettelijke verplichting.

Hoe je berichten worden opgeslagen

Chats tussen mensen zijn end-to-end versleuteld. Elk bericht, elke foto, elk bestand en elk spraakbericht wordt op het apparaat van de afzender verzegeld en kan alleen worden geopend door de apparaten in de chat; gesprekken tussen mensen zijn ook end-to-end versleuteld. Onze server vervoert het verzegelde bericht, kan het niet lezen en verwijdert het zodra het alle apparaten in de chat heeft bereikt (of na 30 dagen als een apparaat het nooit komt ophalen). De server van Hailmo heeft de sleutels waarmee je berichten worden geopend niet, dus kan zelf geen chat openen. Hij heeft wel een kopie van de sleutel die je chatback-up ontgrendelt (zie «Hoelang we gegevens bewaren»): die back-up is de enige uitzondering. Je geschiedenis staat op je eigen apparaten en in die back-up. Wat onze server wel ziet, is wat hij nodig heeft om een bericht te bezorgen en de regels van een chat toe te passen: van wie het komt en voor wie het bestemd is, wanneer, van welk soort het is (tekst, foto, spraakbericht enzovoort), hoe groot het is, of het een antwoord is, wanneer het is bezorgd en gelezen en de timer voor verdwijnende berichten. Tijdens een gesprek kunnen het apparaat van de ander en onze server voor het opzetten van gesprekken je internetadres (IP-adres) zien. Het team van Hailmo kan het account van een persoon niet instellen om zijn chats online te bewaren. Niet end-to-end versleuteld in deze versie, ook niet tussen mensen: je statusupdates (tekst, foto's, video's, wie ze kan zien, wie ze heeft bekeken en reacties); de naam, beschrijving, afbeelding en ledenlijst van een groep, en de uitnodigingslink ervan; je profiel (naam, over-mij-tekst, foto, land, laatst gezien); plaatszoekopdrachten en de kaarttegels die je scherm opvraagt, waaruit onze server ongeveer kan afleiden waar op de kaart je kijkt; en de telefoonnummers die je verstuurt wanneer je Hailmo je contacten laat zoeken. Linkvoorbeelden: in een chat die niet verzegeld is, wordt het webadres dat je typt naar onze server gestuurd, die de pagina ophaalt om het voorbeeld te maken. In een verzegelde chat in de telefoon-apps haalt je telefoon de pagina zelf op, zodat de website je internetadres (IP-adres) kan zien en onze server de link nooit ziet; verzegelde chats op het web tonen geen voorbeeld. Je kunt linkvoorbeelden uitzetten in Instellingen.

Een gesprek met een bedrijf is op dezelfde manier end-to-end versleuteld, tenzij dat bedrijf zijn chats online bewaart. Het gesprek van een bedrijf is van het bedrijf: de eigenaren bepalen welke leden van het team het zien, en de apparaten van die teamleden kunnen het openen. Wanneer een bedrijf zijn chats online bewaart, een instelling die alleen het team van Hailmo voor een bedrijf kan aanzetten en waarover je telefoon je eerst om toestemming vraagt, slaat onze server een leesbare kopie op zodat het bedrijf zijn geschiedenis kan doorzoeken en exporteren, en kan het team van Hailmo die lezen wanneer het een melding of een supportverzoek behandelt. Zo'n chat is niet end-to-end versleuteld en bovenaan de chat staat dat. In elk geval niet end-to-end versleuteld: chats met de Hailmo-assistent (die je vraag moet kunnen lezen), chats met Hailmo's eigen accounts zoals Support (ons supportteam leest en beantwoordt ze), bestellingen, automatische berichten en broadcastberichten van een bedrijf, kanalen, statusupdates en groepsgegevens (zie hierboven). Met name bestellingen worden onversleuteld naar het bedrijf gestuurd, omdat een bestelling het eigen commerciële verkoopbewijs van het bedrijf is: het team van het bedrijf kan haar lezen en ze wordt bewaard bij de administratie van het bedrijf. Omdat ze van het bedrijf is, wist het verwijderen van je account de persoonlijke opmerking bij je bestellingen, maar behoudt het bedrijf zijn registratie van de verkoop. Voor de chats die een bedrijf online bewaart en de bestellingen die het ontvangt, bepaalt het bedrijf wat er aan zijn kant mee gebeurt en bewaart Hailmo ze namens het bedrijf; voor je account, de bedrijvengids en de veiligheid is Hailmo verantwoordelijk.

Waar en hoe het wordt opgeslagen

Alles wordt op onze eigen server opgeslagen, in een MongoDB-database met versleuteling van de hele database in rust (AES-256). Bestandsbijlagen, zoals foto's, video's, spraakberichten en andere bestanden, worden daarnaast afzonderlijk versleuteld, met hun eigen roterende sleutels. Elke keer dat een van onze medewerkers de gegevens van een persoon of een supportticket opent, wordt die toegang in een log vastgelegd. Versleuteling in rust beschermt je gegevens als een opslagschijf ooit fysiek verloren of gestolen zou worden; het is een echte, betekenisvolle bescherming, maar het is niet dezelfde bewering als end-to-end versleuteling, en het betekent niet dat de beheerder van deze dienst nooit bij de opgeslagen gegevens kan, alleen dat de database en de back-ups ervan onleesbaar zijn zonder de eigen sleutels van de server.

Wie je gegevens verwerkt

De eigen server van Respiresoft, waarop het product, de database en de gespreksserver draaien. E-mails (accountverificatie, wachtwoordherstel en berichten over de beveiliging van je account en besluiten daarover) komen van de eigen mailserver van Respiresoft (respiresoft.com), niet van een e-maildienst van een derde. Meldingen in een browser lopen via de standaard Web Push-dienst van je browser of apparaatfabrikant, versleuteld zodat alleen je browser ze kan lezen. Meldingen in de Android-app lopen via Firebase Cloud Messaging van Google, en meldingen op iPhone lopen via de Apple Push Notification service (APNs): elk ontvangt het meldingstoken van je apparaat en een signaal dat er iets is aangekomen. Het signaal kan het bericht in versleutelde vorm bevatten, die alleen je telefoon kan openen, zodat zij alleen kunnen weten dat er een signaal naar je apparaat is gegaan, wanneer, en ongeveer hoe groot. Anders bevat het alleen referentienummers die buiten Hailmo niets betekenen, en haalt je telefoon het bericht op bij onze server. Geen van beide ontvangt ooit de tekst van een bericht of iemands naam. De Hailmo-assistent is optioneel en vraagt eerst: voordat je hem iets kunt sturen, noemt een scherm de AI-aanbieder en het land ervan en vraagt het je akkoord te gaan. Nadat je akkoord bent gegaan, wordt wat je aan de assistent typt (en de eerdere beurten van dat gesprek, of een paar berichten die je ermee wilt delen) via de AI-dienst van Respiresoft verstuurd naar de AI-aanbieder die op dat scherm wordt genoemd, momenteel DeepSeek, een bedrijf dat verwerkt in China, om het antwoord te schrijven. Het versturen van je tekst daarheen berust op je toestemming. In de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland en elke andere plaats waar het niet is toegestaan je tekst naar China te sturen, gebruikt de assistent een andere aanbieder of is hij niet beschikbaar; het scherm noemt altijd de aanbieder die je tekst zal ontvangen. Niets anders uit je chats wordt ooit gelezen of verstuurd. De aanbieder bewaart die berichten momenteel tot 30 dagen (het scherm noemt het aantal voor de aanbieder die in gebruik is); we hebben hem geen toestemming gegeven er een model mee te trainen, maar we kunnen niet in zijn systemen kijken. Wij bewaren een overzicht van elk verzoek tot 90 dagen. De assistent is een kunstmatige intelligentie, geen persoon, en zijn antwoorden kunnen onjuist zijn. Om je maandelijkse tegoed te tellen, krijgt de AI-dienst bovendien een willekeurige code per persoon; die wordt uit je account gemaakt met een geheim dat alleen onze servers kennen en is niet je naam, e-mailadres of telefoonnummer. Je kunt je toestemming intrekken in Instellingen, en daarna wordt er niets meer verstuurd. Als we van aanbieder wisselen, verandert het scherm en word je opnieuw om toestemming gevraagd. Wanneer je een wachtwoord kiest, controleert onze server het op bekende datalekken met de dienst Have I Been Pwned door alleen de eerste vijf tekens van een eenrichtingsvingerafdruk ervan te sturen, nooit het wachtwoord of je e-mailadres. Als je ervoor kiest verder te gaan met Google of Apple, log je daarmee in via Firebase Authentication van Google, of, in de iPhone-app, via de eigen aanmelding van Apple en de eigen aanmeldpagina van Google, die vervolgens aan onze server je e-mailadres doorgeven (bij Apple kan dat een adres zijn dat Apple maakt om het jouwe te verbergen), je naam en een accountnummer voor die aanmelding, nooit je wachtwoord van Google of Apple. Je kunt elk ervan verbinden of loskoppelen in Instellingen › Beveiliging. Wanneer je je aanmeldt, je e-mailadres wijzigt of een collega uitnodigt, controleert onze server of het adres een echte mailbox is, geen tijdelijke maildienst, en op een domein dat e-mail ontvangt, door dat domein op te zoeken in de openbare internetgids (DNS); het adres zelf wordt aan niemand verstuurd. Kaarten komen via onze server van Google Maps (of OpenStreetMap): wanneer je een plaats zoekt, stuurt onze server Google wat je hebt getypt en het gebied dat je bekijkt, nooit je naam, account of apparaat, en kaartafbeeldingen worden ook door onze server opgehaald. «In de buurt» in de bedrijvengids gebruikt Google niet: je positie gaat alleen naar onze eigen server, die vermelde bedrijven in de buurt opzoekt, en wordt niet bewaard. Linkvoorbeelden in chats die niet verzegeld zijn, worden ook door onze server opgehaald. In een verzegelde chat in de telefoon-apps haalt je telefoon de pagina zelf op: de website ziet dan je internetadres (IP-adres) en onze server ziet de link nooit. Verzegelde chats op het web hebben geen linkvoorbeeld. Je kunt linkvoorbeelden uitzetten in Instellingen. Stripe en Link, onderdeel van Stripe, voor aankopen van de assistent: betaling, belasting en bonnen. We zien nooit je kaartgegevens.

Doorgifte naar andere landen

Respiresoft LLC is een bedrijf in de Verenigde Staten, dus de mensen die de dienst beheren kunnen de gegevens die wij bewaren ook van buiten je land bereiken. Verschillende van de hierboven genoemde diensten worden geleverd door bedrijven in de Verenigde Staten (Google, Apple, Stripe), en de assistent kan je tekst naar China sturen, zoals hierboven beschreven, alleen met je toestemming. Waar de wet van je land een waarborg voor een doorgifte vereist, schrijf dan naar het contactadres hieronder en we vertellen je welke van toepassing is. Als een beveiligingslek je in gevaar brengt, informeren we jou en de autoriteiten binnen de termijn die de wet ons geeft.

Automatische controles

Sommige controles draaien vanzelf: of je geboortedatum aan de minimumleeftijd voldoet; of een wachtwoord voorkomt in bekende datalekken; of een e-mailadres op een echt maildomein staat en niet bij een tijdelijke maildienst hoort; een vergelijking van apparaatgegevens, om op te merken dat een account dat we wegens misbruik hebben gesloten terugkeert; limieten op hoe snel berichten en meldingen kunnen worden verstuurd; en een woordfilter op openbare namen en vermeldingen. Geen ervan sluit je account of neemt op zichzelf een besluit met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanzienlijk effect voor jou: eerst kijkt er een persoon van Hailmo naar. Als een controle iets tegenhoudt wat je aan het doen was, schrijf dan naar het contactadres hieronder en een persoon kijkt ernaar.

Geen advertenties, geen tracking, geen verkoop van gegevens

Dit product bevat geen reclame, geen analyse-SDK van derden en geen enkele vorm van tracking. We verkopen je gegevens niet en delen ze niet met databrokers of adverteerders. Niets van het bovenstaande gaat naar anderen dan de diensten die op deze pagina worden genoemd, elk uitsluitend voor de taak die ernaast staat, en een geldig juridisch verzoek van een rechtbank of een autoriteit, dat we beantwoorden zoals beschreven op onze pagina «Verzoeken van overheden en juridische verzoeken» en alleen met wat wij bewaren. We reageren niet op Do Not Track-signalen, omdat we je niet over sites heen volgen.

Hoelang we gegevens bewaren

• Berichten in end-to-end versleutelde chats, persoonlijk of zakelijk: niet bewaard na bezorging; verwijderd zodra ze alle apparaten in de chat hebben bereikt, of na 30 dagen als ze niet zijn bezorgd.
• Berichten van een bedrijf dat zijn chats online bewaart: bewaard zolang het gesprek actief is, als onderdeel van de eigen administratie van het bedrijf.
• Foto's, video's, spraakberichten en bestanden: in een end-to-end versleutelde chat wordt het verzegelde bestand verwijderd zodra alle apparaten in de chat het hebben, of na 30 dagen. Voor een bedrijf dat zijn chats online bewaart: bewaard tot 365 dagen; het bedrijf mag een kortere termijn instellen, nooit een langere.
• Chatback-ups (bewaard in je eigen Google Drive op Android of iCloud op iPhone, niet door ons): ongeveer eens per dag, 's nachts, slaat de app een back-up van je berichten, foto's, spraakberichten en bestanden op (video's alleen als je daarvoor kiest). De back-up is versleuteld met een sleutel die onze server voor je account bewaart, dus kan alleen worden hersteld door in te loggen op dat account. Omdat onze server de sleutel heeft, zijn chatback-ups niet end-to-end versleuteld. Je kunt ze uitzetten in de back-upinstellingen van de app. Het verwijderen van je account verwijdert de sleutel, en de back-ups ervan kunnen dan niet meer worden geopend.
• De back-ups van onze eigen server (iets anders dan je chatback-ups): elke nacht gemaakt, versleuteld en 30 dagen bewaard, zodat een account dat je verwijdert, met zijn zoekvermeldingen en gecachete kopieën, binnen 30 dagen uit al die back-ups is verdwenen.
• Apparaatgegevens: het merk, model en systeem van een apparaat en de vingerafdrukken ervan worden bewaard zolang het account bestaat. De internetadressen (IP-adressen) en browserstrings worden 30 dagen nadat het apparaat voor het laatst is gebruikt verwijderd. Het meldingstoken van een apparaat wordt verwijderd wanneer het apparaat wordt verwijderd.
• Een gegevensexport: gemaakt op het moment dat je erom vraagt en rechtstreeks naar je apparaat gedownload. We bewaren geen kopie.

Je rechten

Je kunt ons vragen om een kopie van je gegevens, om ze te corrigeren, ze te verwijderen, het gebruik ervan te beperken, bezwaar te maken tegen een gebruik dat berust op onze gerechtvaardigde belangen, of ze te ontvangen in een vorm die je naar een andere dienst kunt overdragen. Waar een gebruik berust op je toestemming, kun je die op elk moment intrekken. In de app geeft Instellingen → Gegevens en opslag je zelf de export en de verwijdering; voor al het overige schrijf je naar het contactadres onderaan deze pagina. We antwoorden binnen een maand.

Als je denkt dat we je gegevens niet goed hebben behandeld, kun je een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van het land waar je woont of werkt. In de Europese Unie staan de autoriteiten op edpb.europa.eu; in het Verenigd Koninkrijk is het de Information Commissioner's Office.

Als je in Californië of in een andere Amerikaanse staat met een privacywet woont, kun je vragen wat wij over je bewaren en ons vragen het te verwijderen, via hetzelfde contactadres. We verkopen of delen je persoonsgegevens niet.

Je gegevens exporteren en verwijderen

Ga in de app naar Instellingen → Gegevens en opslag om een machineleesbare export van je eigen gegevens aan te vragen of om je account definitief te verwijderen. Als je niet kunt inloggen, gebruik dan de openbare pagina voor het verwijderen van een account hieronder.

Je account verwijderen

Wijzigingen in dit beleid

Als we wezenlijk wijzigen wat we verzamelen of hoe we het gebruiken, werken we deze pagina en de datum van «laatst bijgewerkt» bij.

Contact

Hailmo wordt beheerd door Respiresoft LLC, 32 N Gould St, Sheridan, WY 82801, Verenigde Staten.

Vragen? Mail ons via support@respiresoft.com.